Setiap dosen PNS tentu memiliki NIP, dan memiliki kebutuhan untuk memahami penulisan NIP yang benar. NIP sendiri akan dicantumkan dalam sejumlah dokumen resmi untuk kebutuhan administrasi sampai mengurus kepegawaian dosen PNS.
Berhubung NIP dicantumkan di dokumen resmi. Maka tentu penulisannya harus benar sesuai dengan kaidah yang berlaku. Lantas, seperti apa penulisan yang benar di sejumlah dokumen resmi? Berikut informasinya.
Baca Juga: 5 Pengembangan Karir Dosen di Indonesia, Apa Saja?
Apa Itu NIP?
Mengutip dari Perka BKN Nomor 43 Tahun 2007, NIP (Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil) adalah nomor yang diberikan kepada pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai identitas yang memuat tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS, jenis kelamin CPNS/PNS, dan nomor urut CPNS/PNS.
Sesuai definisi tersebut, maka bisa dipahami bahwa NIP adalah nomor identitas yang secara khusus diberikan kepada PNS di Indonesia. Pada profesi dosen, NIP Kemudian hanya dimiliki oleh dosen PNS.
Sehingga tidak semua dosen memilikinya, terutama jika status kepegawaian bukan PNS. Misalnya dosen non-ASN (bukan dosen PNS) dan dosen CPNS. Memahami NIP sebagai nomor identitas yang tentu bersifat unik. Maka penulisan NIP yang benar sangat penting.
Salah satu alasannya, adalah untuk menghindari kesalahan dan menyebabkan kekeliruan pendataan. Dimana NIP yang ditulis keliru, bisa jadi tertukar dengan dosen PNS lain. Hal ini tentu akan menjadi hambatan dalam proses administrasi dan kepegawaian dosen yang bersangkutan.
Secara umum, NIP dosen PNS akan tercantum di beberapa dokumen SK (Surat Keputusan), Surat Penugasan (Surat Tugas), dokumen untuk penilaian BKD, dan lain sebagainya. Maka penulisannya harus benar dan tepat. Baik itu sesuai kaidah bahasa Indonesia dalam tulisan, maupun harus tepat tanpa resiko tertukar dengan dosen PNS lain.
Baca Juga: Rekomendasi Jasa Konversi Karya Ilmiah Terjangkau dan Tepercaya
Format NIP
NIP pada dosen PNS maupun PNS bukan dosen sesuai Perka BKN Nomor 43 Tahun 2007 terdiri dari deretan angka sebanyak 18 digit. Dalam Perka yang sama, digunakan pola 8 – 6 – 1 – 3 untuk kemudahan dalam memahami format dan mudah dalam penulisan NIP yang benar.
Setiap digit di dalam NIP memiliki informasi tersendiri yang menunjukan data pribadi dosen PNS. Misalnya tanggal lahir, tahun pengangkatan sebagai PNS, dan sebagainya. Berikut detail penjelasannya:
1. 8 Digit Pertama pada NIP
Format pertama di dalam NIP adalah dari 8 digit pertama. 8 Digit pertama adalah angka pengenal yang menunjukkan tahun, bulan, dan tanggal lahir CPNS/PNS yang bersangkutan.
Format penulisan tahun ada 4 digit, sementara untuk bulan dan tanggal lahir memakai format 2 digit. Sehingga urutannya dimulai dari penulisan tahun lahir, bulan kelahiran, dan tanggal kelahiran. Berikut beberapa contohnya:
- CPNS/PNS Lahir tanggal 18 Agustus 1958: 19580818
- CPNS/PNS Lahir tanggal 6 Agustus 1989: 19890806
2. 6 Digit Berikutnya pada NIP
6 Digit kedua di dalam NIP dosen PNS adalah angka pengenal yang menunjukan tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS. Formatnya, tahun pengangkatan ditulis 4 digit. Sementara bulan pengangkatan ditulis 2 digit.
Urutannya adalah ditulis dulu tahun pengangkatan. Baru kemudian disusul dengan bulan pengangkatan CPNS atau PNS yang bersangkutan. Berikut beberapa contohnya:
- CPNS/PNS diangkat TMT 1 April 1984: 198404
- CPNS/PNS diangkat TMT 1 Januari 2025: 202501
3. Penulisan 2 Format Nomor Terakhir
3.1 1 Digit Berikutnya pada NIP
Berikutnya adalah 1 digit setelah 8 digit pertama dan 6 digit kedua. 1 Digit di format ketiga adalah angka pengenal yang menunjukan jenis kelamin CPNS/PNS yang bersangkutan. PNS dengan jenis kelamin laki-laki menggunakan kode angka 1, sedangkan PNS perempuan menggunakan kode 2.
3.2 3 Digit Berikutnya pada NIP
3 Digit terakhir di dalam NIP adalah angka pengenal yang menunjukkan nomor urut CPNS/PNS. Setiap ada pengangkatan PNS baru, maka nomor urut dimulai dari urutan baru. Urutan dimulai dari 001 kemudian 002, 003, dan seterusnya.
Kode 3 digit terakhir di dalam NIP pada akhirnya menjadi pembeda antara satu PNS dengan PNS lainnya. Termasuk ketika ada beberapa PNS yang dalam satu masa pengangkatan memiliki tanggal lahir maupun jenis kelamin yang sama. Maka 3 digit terakhir pada NIP menjadi pembeda. Berikut penjelasannya dalam contoh:
- CPNS/PNS laki-laki lahir tanggal 18 Agustus 1958 dengan TMT 1 April 1984: 19580818 198404 1 001
- CPNS/PNS perempuan lahir tanggal 18 Agustus 1958 dengan TMT 1 April 1984: 19580818 198404 2 002
- CPNS/PNS perempuan lahir tanggal 6 Agustus 1996 dengan TMT 1 Januari 2025: 1996 0806 202501 2 001
Baca Juga: Tips Memilih Jasa Pembuatan Tesis Menjadi Buku Monograf
Cara Penulisan NIP yang Benar
Setelah memahami apa itu NIP yang dimiliki para dosen PNS maupun PNS di profesi lainnya. Maka tentu perlu memahami aturan atau tata cara penulisan NIP yang benar di berbagai dokumen resmi agar sesuai EYD (Ejaan Yang Disempurnakan).
Penulisan NIP diatur sesuai ketentuan EYD untuk membangun keseragaman secara nasional. Sehingga penulisan punya format yang sama di seluruh wilayah Indonesia dan di seluruh perguruan tinggi yang ada di Indonesia. Berikut penjelasannya:
1. Cara Penulisan “NIP”
Aturan pertama, adalah tata cara penulisan NIP itu sendiri. Sesuai penjelasan di awal, NIP merupakan kependekan dari Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil. Namun, di semua dokumen resmi maupun tidak resmi (misalnya pada artikel di website, artikel berita, dll). NIP ditulis dalam bentuk pendek.
Jadi, ketika di dalam teks perlu menuliskan NIP. Maka ditulis “NIP”, bukan ditulis kepanjangannya apa. Kecuali untuk menjelaskan kepanjangannya apa dalam teks tersebut. Selain itu, “NIP” tidak diakhiri tanda baca. Misalnya tidak diakhiri tanda titik (,) maupun tanda baca lain.
Hal ini berlaku untuk semua tulisan, termasuk di dalam dokumen resmi. Inilah alasan kenapa di SK, surat tugas, dan sebagainya tercantum “NIP” lebih dulu. Baru kemudian diikuti 18 digit di dalam NIP itu sendiri.
2. Cara Penulisan 18 Digit pada NIP
Aturan kedua dalam penulisan NIP yang benar adalah penulisan 18 digit yang menjadi NIP itu sendiri. NIP ditulis seperti NIK pada KTP, yakni deretan angka tanpa spasi dan juga tanpa tanda baca lain. Sekaligus tidak diakhiri tanda baca jenis apapun, termasuk tanda titik (.). Berikut penjelasannya dalam contoh:
- 1996 0806 202501 2 001 (salah karena ada spasi)
- 1996-0806-202501-2-001 (salah)
- 199608062025012001 (benar).
3. Posisi NIP dan 18 Digit pada NIP
Aturan penulisan NIP yang benar berikutnya adalah ketika dicantumkan di suatu dokumen resmi. Misalnya SK pengangkatan PNS, SK pengangkatan jabatan fungsional dosen, dan sejenisnya.
Maka biasanya akan tercantum “NIP” dan 18 digit yang menjadi NIP tersebut. Terkait hal ini, aturan posisi atau penempatannya adalah berjejer. Jadi, diawali dengan menulis “NIP” bukan kepanjangannya. Kemudian dipisahkan spasi, baru dicantumkan 18 digit NIP tersebut.
Kemudian, bagaimana jika ada nama dosen PNS yang bersangkutan? Aturannya adalah, nama dosen ditulis lebih dulu lengkap dengan gelar akademik yang dimiliki. Kemudian NIP dan 18 digitnya ditulis di bawah nama dosen PNS tersebut. Berikut contohnya:
Dr. Kun Ayatullah Nur Jagad, M.Si.
NIP 199608062025012001
Baca Juga: 5 Kasus Plagiarisme yang Pernah Terjadi di Dunia Akademik Indonesia, Apa Saja?
Perbedaan NIP dan NIDN
Para dosen di Indonesia, mungkin menganggap bahwa NIP sama dengan NIDN (Nomor induk Dosen Nasional). Apalagi, keduanya sama-sama berbentuk deretan angka yang panjang. Yakni sampai belasan digit. Sekaligus dimiliki kalangan dosen.
Namun, NIP dengan NIDN adalah dua nomor identitas dosen yang berbeda. Memahami perbedaan ini, sama pentingnya dengan memahami aturan penulisan NIP yang benar. Berikut detail perbedaannya:
1. Pemilik
Aspek pertama yang membedakan antara NIP dengan NIDN yang dimiliki dosen di Indonesia adalah pemiliknya. NIP menjadi nomor identitas unik untuk seluruh PNS di Indonesia dan diatur pemerintah. Sehingga di lingkungan perguruan tinggi, NIP hanya dimiliki dosen PNS dan tenaga kependidikan PNS.
Sementara NIDN, hanya bisa dimiliki oleh dosen dengan status kepegawaian tetap. Dosen PNS tercakup sebagai dosen tetap. Sehingga memiliki NIP sekaligus NIDN. Begitu juga dosen tetap non-PNS, tidak memiliki NIP akan tetapi memiliki NIDN.
2. Fungsi
Aspek kedua yang menjadi pembeda adalah fungsi. NIP sesuai penjelasan sebelumnya, memiliki fungsi utama sebagai nomor identitas unik para PNS di Indonesia. Sedangkan NIDN, menjadi nomor identitas unik para dosen tetap di Indonesia.
Sehingga NIP akan menjadi pembeda antara satu dosen PNS dengan PNS lain. Sementara untuk NIDN, berfungsi untuk membedakan satu dosen tetap dengan dosen tetap lainnya.
3. Penggunaan
Aspek ketiga adalah dari segi penggunaan. NIP digunakan untuk administrasi dan kepegawaian dosen PNS. Sehingga berlaku tidak hanya di lingkungan perguruan tinggi. Namun juga di lembaga dan kementerian yang dinaungi pemerintah.
Sementara NIDN, digunakan untuk ruang lingkup perguruan tinggi atau pendidikan tinggi. NIDN membantu melengkapi data diri dan dokumen resmi tertentu yang diterbitkan perguruan tinggi dan pihak terkait. Misalnya kementerian yang menaungi, LLDikti wilayah setempat, dll.
Baca Juga: Berapa Gaji Lektor Kepala dalam Dunia Akademik?
4. Jumlah Digit
Aspek keempat adalah dari segi jumlah digit. Sesuai penjelasan sebelumnya, NIP dosen PNS terdiri dari 18 digit. NIP menunjukan deretan angka yang menjelaskan tanggal lahir, jenis kelamin, dan kapan pengangkatan dosen tersebut sebagai PNS.
Sedangkan pada NIDN, terdiri dari 10 digit. Salah satu keunikannya adalah 2 digit pertama yang dibuat berurutan. Yakni dari 00-87. Khusus untuk dosen PNS, maka 2 digit pertama diawali dari kode 00.
5. Syarat Mendapatkan
Aspek terakhir yang menjadi pembeda adalah syarat untuk mendapatkan kode identitas unik tersebut. Memiliki NIP wajib berstatus PNS. NIP akan diterbitkan saat SK pengangkatan PNS sudah terbit. Sementara NIDN hanya bisa diajukan dosen tetap. Ada prosedur pengajuan ke pihak kepegawaian di perguruan tinggi.
Memahami tata aturan penulisan NIP yang benar tentu penting. Sebab, NIP yang dimiliki dosen PNS tidak selalu tercantum otomatis. Namun diketik atau ditulis manual oleh dosen PNS yang bersangkutan. Maka penulisannya harus tepat sesuai EYD.
Menunjang kinerja akademik yang optimal di kalangan dosen di Indonesia. Bisa memanfaatkan Layanan Konversi KTI dari Parafrasa Indonesia. Sehingga mengubah struktur dan gaya bahasa artikel pada jurnal maupun prosiding menjadi naskah buku tidak lagi dikerjakan mandiri oleh dosen.
Melainkan oleh tim profesional Parafrase Indonesia. Tak hanya dijamin konversi lancar dan maksimal. Namun, naskah hasil konversi juga dijamin terbit menjadi buku ber-ISBN sesuai standar Ditjen Dikti.
sumber:
- Saputra, Y. L. (n.d). Penulisan NIP dalam Bahasa Indonesia. Diakses pada 26 Desember 2025 dari https://www.ejaan.id/kata-kita/62/penulisan-nip-dalam-bahasa-indonesia.html
- Badan Kepegawaian Negara. (2007). Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 43 Tahun 2007 tentang Tata Cara Permintaan, Penetapan, dan Penggunaan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil. https://peraturan.bpk.go.id/Download/251062/Perka%20BKN%20Nomor%2043%20Tahun%202007.pdf
- Dealls Job. (2025). Apa itu NIP? – Format, Fungsi, dan Cara Ceknya! Diakses pada 26 Desember 2025 dari https://dealls.com/pengembangan-karir/nip-adalah#apa-itu-nip?
- Publikasi Jurnal. [@karir.dosen]. (2024, Apr 01). Beberapa orang masih menganggap jika NIP sama dengan NIDN, padahal.. [Foto]. Instagram. https://www.instagram.com/p/C5P99UQPPEQ/?img_index=1
