Apakah Anda sudah memahami cara merapikan paragraf di word? Terdapat beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk merapikan paragraf di Word. Dengan demikian tampilan dari naskah karya tulis ilmiah yang sudah Anda buat bisa menjadi rapi dan nyaman untuk dibaca.
Lantas bagaimana cara merapikan paragraf di Ms. Word tersebut? Simak ulasan lengkap dari Parafrase Indonesia dalam artikel berikut ini.
Baca Juga: Cara Membuat Sitasi et al di Word dan Mendeley yang Benar
Penyebab Paragraf dalam Dokumen Berantakan
Sebelum memahami cara merapikan paragraf di word, Anda mesti memahami terlebih dahulu mengapa permasalahan ini bisa terjadi di dokumen karya tulis ilmiah. Umumnya permasalahan ini terjadi ketika Anda menempelkan teks dari dokumen dengan format berbeda.
Misalnya Anda menyalin teks dari PDF ke Ms. Word. Hal ini nantinya akan membuat format paragraf yang ditempel berbeda dan menjadi berantakan. Membuka dokumen di versi Ms. Word yang berbeda juga bisa membuat paragraf dalam dokumen menjadi berantakan.
Permasalahan ini biasa diatasi selagi Anda memahami cara merapikan paragraf tersebut di aplikasi Ms. Word.
Baca Juga: Cara Menulis Huruf Arab di Word, Lengkap dan Mudah!
Cara Merapikan Paragraf Hasil Copy-Paste dari PDF atau Internet
1. Hapus Format Bawaan dari Teks
Teks yang disalin dari PDF atau internet sering membawa format lama, sehingga paragraf terlihat berantakan. Untuk merapikannya, blok teks yang bermasalah, lalu klik Home dan pilih Clear All Formatting. Setelah itu, format teks akan kembali netral dan lebih mudah diatur ulang.
2. Atur Ulang Perataan dan Spasi Paragraf
Setelah format lama dihapus, atur kembali paragraf menggunakan fitur Paragraph. Gunakan Justify agar teks rata kiri dan kanan, lalu sesuaikan Line Spacing supaya jarak antarbaris lebih rapi. Jika jarak antarparagraf terlalu jauh, atur bagian Before dan After agar nilainya seragam.
3. Rapikan Baris yang Terpotong
Teks dari PDF kadang terpotong per baris sehingga paragraf tidak menyatu dengan baik. Untuk mengeceknya, aktifkan fitur Show/Hide atau ikon ¶. Setelah tanda format terlihat, hapus pemisah baris yang tidak diperlukan agar paragraf kembali menyatu dan nyaman dibaca.
4. Hindari Menggunakan Spasi dan Enter Berlebihan
Jangan merapikan paragraf dengan menekan spasi atau Enter berkali-kali. Cara ini justru membuat dokumen sulit diedit kembali. Lebih baik gunakan fitur Clear Formatting, Line Spacing, Indentation, dan Styles agar hasilnya lebih rapi dan konsisten.
Baca Juga: Cara Membuat Grafik di Word, Lengkap dengan Jenis-Jenisnya
Cara Merapikan Paragraf di Word
Umumnya terdapat beberapa permasalahan yang sering dijumpai penulis yang berkaitan dengan paragraf dalam dokumen karya tulis ilmiah. Setiap permasalahan ini bisa diatasi dengan cara yang berbeda-beda.
Adapun cara merapikan paragraf di Word berdasarkan beberapa permasalahan yang sering dijumpai adalah:
1. Mengatur Perataan Paragraf
Perataan paragraf merupakan permasalahan pertama yang sering dijumpai ketika seorang penulis sudah menyelesaikan karya tulis ilmiah. Cara merapikan perataan paragraf ini adalah:
a. Buka dokumen karya tulis yang sudah Anda buat.
b. Blok seluruh bagian yang ingin Anda atur perataannya.
c. Pilih menu “Home” pada bagian atas dokumen. Kemudian alihkan pandangan Anda ke bagian “Paragraph”.
d. Pada bagian ini, terdapat empat pilihan perataan yang bisa Anda gunakan, yakni:
d.a. “Align Left” untuk meratakan teks ke sisi kiri.
d.b. “Center” untuk meratakan teks ke tengah.
d.c. “Align Right” untuk meratakan teks ke sisi kanan.
d.d. “Justify” untuk meratakan teks di sisi kiri dan kanan secara proporsional.
e. Pilih perataan yang Anda perlukan dalam dokumen. Umumnya penulisan karya tulis ilmiah dan dokumen yang bersifat formal akan menggunakan perataan “Justify” dalam pengerjaannya.
f. Paragraf yang sebelumnya berantakan akan diatur sesuai dengan pilihan Anda.
2. Mengatur Jarak Antarbaris (Line Spacing)
Permasalahan kedua yang sering dijumpai dalam proses penulisan adalah jarak antarbaris yang tidak teratur. Terdapat beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mengatur jarak antarbaris ini, yaitu:
a. Buka dokumen yang ingin Anda perbaiki.
b. Blok seluruh tulisan yang akan diatur jarak antarbarisnya.
c. Buka menu “Home” dan klik bagian “Line Spacing”. Bagian ini disimbolkan dengan ikon garis panah atas bawah.
d. Pilih jarak antarbaris yang ingin Anda gunakan dalam dokumen. Beberapa pilihan yang direkomendasikan secara otomatis di antaranya 1, 1.15, 1.5, 2, 2.5, dan 3.
e. Jika jarak yang ditawarkan tidak sesuai dengan apa yang Anda inginkan, klik “Line Spacing Options” yang ada di bagian tersebut.
f. Kemudian masukkan jarak yang Anda inginkan pada kolom yang tersedia. Anda juga bisa memilih “Before” untuk menentukan jarak sebelum paragraf dan “After” untuk sesudahnya.
g. Jika semua bagian sudah terisi, klik “OK” pada sisi bawah jendela. Nantinya pengaturan yang sudah Anda tentukan akan diterapkan di dokumen.
Baca Juga: Cara Mengembalikan Dokumen Word yang Terhapus dan Belum Tersimpan
3. Mengatur Indentasi Paragraf
Anda juga bisa mengatur indentasi paragraf dalam sebuah dokumen karya tulis ilmiah. Tahapan untuk mengatur indentasi paragraf ini adalah:
a. Buka dokumen yang akan Anda atur indentasi paragraf.
b. Blok semua bagian yang akan diperbaiki.
c. Buka menu “Home” dan klik pilihan indentasi yang ada di bagian “Paragraph”.
d. Terdapat dua jenis indentasi yang bisa Anda pilih secara umum, yakni “Left Indent” untuk menggeser paragraf ke kiri dan “Right Indent” untuk menggeser paragraf ke kanan.
e. Selain itu terdapat juga pilihan indentasi lain yang bisa Anda pilih di bagian “Special Indent”, yakni “First Line” untuk membuat indentasi di baris pertama paragraf dan “Hanging” untuk membuat indentasi menggantung.
f. Pilih indentasi yang Anda perlukan dan klik untuk menerapkannya di dokumen karya tulis ilmiah.
4. Menghapus Jarak yang Berlebih
Jarak berlebih antarparagraf juga menjadi salah satu masalah yang kerap dijumpai dalam penulisan. Solusi untuk mengatasi masalah ini adalah:
a. Buka dokumen karya tulis ilmiah.
b. Klik “Ctrl + A” untuk memblok semua dokumen.
c. Buka menu “Home” dan klik ikon “Line Spacing”.
d. Kemudian pilih “Remove Space Before Paragraph” untuk menghapus jarak sebelum paragraf atau “Remove Space After Paragraph” untuk menghapus jarak setelahnya.
e. Anda juga bisa mengklik “Clear Formatting” untuk menghapus format yang tidak diinginkan dalam dokumen.
5. Mengatur Styles untuk Konsistensi
Anda juga perlu mengatur styles yang digunakan dalam dokumen untuk mengatur konsistensi antarparagraf. Cara mengatur styles untuk konsistensi ini adalah:
a. Buka dokumen karya tulis ilmiah Anda.
b. Buka menu “Home” dan klik bagian “Styles”.
c. Anda bisa memilih styles bawaan dari Ms. Word, seperti “Normal”, “Heading 1”, “Heading 2”, dan lainnya.
d. Anda juga bisa mengatur styles sendiri dengan klik kanan dan memilih “Modify”. Anda bisa mengatur font, ukuran, perataan, jarak antarparagraf, dan kebutuhan lainnya.
6. Menggunakan Tabel untuk Paragraf Tertentu
Terkadang seorang penulis juga menampilkan data dalam bentuk tabel. Oleh sebab itu, Anda juga perlu menyesuaikan tabel ini dengan paragraf yang ada dalam dokumen karya tulis ilmiah.
Adapun cara merapikan paragraf yang menggunakan tabel adalah:
a. Buka dokumen yang sudah Anda kerjakan.
b. Masukkan tabel dengan cara memilih menu “Insert” dan klik bagian “Table”. Masukkan jumlah kolom dan baris tabel yang ingin Anda gunakan.
c. Kemudian atur tinggi, lebar, dan posisi tabel dengan memilih menu “Table Layout”.
d. Anda juga bisa menghapus garis tepi tabel dengan memilih menu “Tab Design”. Kemudian klik bagian “Borders” dan pilih “No Borders” untuk menghapus garis tepi.
e. Nantinya tabel yang Anda gunakan akan disesuaikan dengan paragraf yang ada dalam dokumen.
7. Mengaktifkan Fitur Show/Hide
Anda juga bisa mengaktifkan fitur “Show/Hide” untuk merapikan paragraf dalam dokumen. Cara mengaktifkan fitur ini juga cukup mudah dilakukan, yakni:
a. Buka dokumen karya tulis ilmiah yang sudah Anda buat.
b. Buka menu “Home” dan klik ikon “Show/Hide” atau “¶”.
c. Anda juga bisa menggunakan shortcut “Ctrl + Shift + 8” untuk mengaktifkan fitur ini.
8. Membersihkan Paragraf yang Tidak Konsisten
Permasalahan terakhir yang bisa Anda rapikan dalam proses pengerjaan karya tulis ilmiah adalah membersihkan paragraf yang tidak konsisten. Tahapan yang bisa Anda lakukan untuk mengatasi masalah ini adalah:
a. Buka dokumen karya tulis Anda.
b. Blok seluruh dokumen atau klik “Ctrl + A” secara bersamaan.
c. Buka menu “Home” dan klik ikon “Clear Formatting”. Nantinya semua format yang tidak konsisten akan dihapus dari dokumen.
d. Terapkan format baru agar tampilan dokumen Anda sesuai dan tidak berantakan lagi.
Cara Merapikan Paragraf di Word Web, Mac, dan HP
1. Merapikan Paragraf di Word Web
Microsoft Word juga bisa digunakan melalui browser dengan Word Web. Untuk cara merapikan paragraf di Word Web, Anda bisa membuka dokumen terlebih dahulu, lalu memilih bagian teks yang ingin diperbaiki.Setelah itu, gunakan menu Home untuk mengatur perataan teks, jarak baris, ukuran huruf, dan format paragraf lainnya.
Meskipun tampilannya sedikit berbeda dari Word desktop, fungsi dasarnya tetap sama. Word Web bisa menjadi pilihan praktis untuk memperbaiki dokumen secara cepat, terutama ketika Anda sedang bekerja menggunakan perangkat yang berbeda.
2. Cara Merapikan Paragraf di Word Mac
Cara merapikan paragraf di Word Mac pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan Word di Windows. Anda tetap bisa menggunakan menu Home, lalu mengatur bagian Paragraph untuk menyesuaikan alignment, line spacing, indentasi, dan styles.
Perbedaan biasanya hanya terletak pada tampilan menu dan beberapa shortcut. Namun, fungsi utamanya tetap sama. Jika Anda sedang menyusun dokumen akademik atau naskah panjang di Mac, pastikan setiap paragraf menggunakan format yang seragam. Gunakan Styles agar struktur dokumen lebih konsisten dan mudah diperbaiki ketika ada revisi.
3. Cara Merapikan Paragraf di Word HP Android dan iOS
Microsoft Word di HP Android dan iOS juga bisa digunakan untuk merapikan paragraf. Aplikasi ini cocok untuk revisi ringan, seperti memperbaiki perataan teks, mengubah ukuran huruf, atau mengecek jarak paragraf sebelum dokumen dikirim.
Shortcut Cara Merapikan Paragraf di Word
Selain tata cara di atas, terdapat juga beberapa shortcut yang bisa Anda gunakan untuk merapikan paragraf. Shortcut ini akan memudahkan Anda untuk merapikan paragraf secara cepat dan mudah.
Berikut beberapa shortcut yang bisa Anda gunakan untuk merapikan paragraf di Ms. Word, yaitu:
| Shortcut | Fungsi |
|---|---|
| Ctrl + A | Memilih seluruh isi dokumen |
| Ctrl + L | Membuat paragraf rata kiri |
| Ctrl + E | Membuat paragraf rata tengah |
| Ctrl + R | Membuat paragraf rata kanan |
| Ctrl + J | Membuat paragraf rata kiri dan kanan atau justify |
| Ctrl + 1 | Mengatur spasi paragraf menjadi 1 |
| Ctrl + 5 | Mengatur spasi paragraf menjadi 1,5 |
| Ctrl + 2 | Mengatur spasi paragraf menjadi 2 |
| Ctrl + M | Menambah indentasi paragraf |
| Ctrl + Shift + M | Mengurangi indentasi paragraf |
| Ctrl + T | Membuat hanging indent |
| Ctrl + Shift + T | Mengurangi hanging indent |
| Ctrl + Q | Menghapus format paragraf |
| Ctrl + Space | Menghapus format karakter seperti font, ukuran, atau warna |
| Ctrl + Shift + 8 | Menampilkan atau menyembunyikan tanda format paragraf |
Itulah beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk merapikan paragraf dalam sebuah dokumen di Ms. Word lengkap dengan shortcut yang bisa digunakan.
Dapatkan informasi lebih lengkap tentang penulisan karya ilmiah dengan membaca artikel terbaru dari parafraseindonesia.com dan dapatkan E-Book Anti Plagiasi terbaru kami!
